Assistenza informatica per studi professionali
Commercialisti, avvocati, notai, consulenti del lavoro e studi tecnici lavorano su pochi sistemi ma su dati altamente riservati, con scadenze che non si spostano. Latosec, attiva dal 2014 con sede a Cesena (FC), affianca lo studio come unico riferimento operativo per infrastruttura, posta, backup e sicurezza.
Problemi tipici
Le difficoltà che incontriamo più spesso
Sono situazioni ricorrenti negli studi professionali: nessuna è insolita e tutte si affrontano con misure ordinarie applicate con metodo.
- Dati riservati e sensibili da proteggere
- Fascicoli, anagrafiche e documenti dei clienti richiedono riservatezza e controllo di chi vi accede.
- Accessi separati per ruolo, autenticazione a più fattori dove applicabile e registrazione degli accessi, con misure tecniche e organizzative che supportano gli obblighi in materia di protezione dei dati.
- Posta e PEC sono il canale di lavoro
- Comunicazioni con clienti, controparti ed enti passano dalla posta: un fermo o un tentativo di truffa hanno conseguenze immediate.
- Posta protetta, filtri contro i tentativi di frode e continuità del servizio secondo i livelli concordati in contratto.
- Conservazione documentale e gestionali di studio
- Archivio documentale e gestionale devono restare ordinati, integri e recuperabili nel tempo.
- Centralizzazione su server o infrastruttura gestita, con backup frequenti e organizzazione degli archivi documentata.
- Scadenze fisse e backup mai verificati
- Nei periodi di scadenza i sistemi non possono fermarsi, e spesso le copie di sicurezza non sono mai state riprovate.
- Manutenzioni pianificate fuori dalle scadenze e prove di ripristino programmate, ove previsto dal contratto, per verificare che le copie siano effettivamente utilizzabili.
Infrastrutture critiche
I sistemi su cui si regge lo studio
Sono gli elementi da tenere disponibili, aggiornati e sotto controllo: la gestione parte dal capire cosa serve davvero all'attività quotidiana.
- Server o archivio documentale dove risiedono fascicoli e documenti dello studio.
- Gestionale di studio e applicativi verticali usati dai professionisti.
- Posta elettronica ed eventuale PEC, canale principale verso clienti ed enti.
- Firma digitale e relativi dispositivi.
- Backup delle copie di sicurezza, con conservazione separata.
- VPN e accessi da remoto per il lavoro fuori sede.
- Postazioni di lavoro dei professionisti e dei collaboratori.
Rischi ed esigenze
Cosa c'è in gioco
Riconoscere i rischi concreti aiuta a proporzionare le misure: né sovradimensionate né lasciate al caso.
- Violazione o perdita di dati personali
- Lo studio tratta dati personali e spesso categorie particolari.
- Adottiamo misure tecniche e organizzative che supportano gli obblighi in materia di protezione dei dati e riducono il rischio; la conformità dipende anche dall'organizzazione e dalle scelte dello studio.
- Blocco dei sistemi da codice malevolo
- Un attacco può rendere inaccessibili archivi e gestionali.
- Difesa delle postazioni, segmentazione della rete e copie conservate separatamente, per ridurre il rischio e mantenere la possibilità di ripristino.
- Indisponibilità nei periodi di scadenza
- Un fermo durante una scadenza fiscale o processuale ha un impatto sproporzionato.
- Monitoraggio secondo i livelli di servizio contrattuali e manutenzioni pianificate per ridurre al minimo il fermo, programmate fuori dai periodi critici.
- Controllo di chi accede a cosa
- Serve limitare gli accessi al necessario e poterli ricostruire.
- Politiche di accesso per ruolo, procedure per l'ingresso e l'uscita dei collaboratori e registrazione degli accessi, secondo l'ambito concordato.
Servizi Latosec
I servizi pertinenti per lo studio
Ogni servizio funziona da solo o dentro un contratto di gestione continuativa. Alcuni rientrano nel perimetro delle certificazioni, nei limiti dello scopo riportato nei certificati.
- Sicurezza informatica
- Perimetro, protezione delle postazioni, gestione delle vulnerabilità e controllo degli accessi, per ridurre l'esposizione dei dati dello studio.
- Backup e continuità operativa
- Copie monitorate secondo le frequenze contrattuali, conservazione separata e prove di ripristino programmate, ove previsto dal contratto.
- Cloud e infrastrutture
- Gestionale e archivio documentale su infrastruttura gestita e ridondata, con la sostituzione dei componenti a fine vita a nostro carico.
- Assistenza gestita e monitoraggio
- Monitoraggio continuativo, interventi programmati e tempi di risposta definiti, con un unico riferimento operativo per lo studio.
- Reti e connettività
- Apparati gestiti, segmentazione della rete e accessi da remoto, per separare il lavoro dello studio dagli ospiti e dai sistemi critici.
Come lavoriamo
Dal rilievo al presidio continuativo
Un metodo che rispetta il calendario dello studio: analisi prima di proporre, interventi quando l'attività lo permette, documentazione consegnata.
Rilievo iniziale
Verifichiamo infrastruttura, posta, backup, accessi e sistemi critici, restituendo un elenco di rischi ordinati per priorità.
Interventi per priorità
Si affrontano per primi gli interventi che riducono maggiormente il rischio, pianificati fuori dai periodi di scadenza.
Presidio continuativo
Monitoraggio, aggiornamenti governati e verifiche periodiche, secondo i livelli di servizio contrattuali.
Riesame
Il quadro dei rischi viene rivisto periodicamente: cambiano lo studio, gli strumenti e le esposizioni.
Domande frequenti
Le domande che ci vengono poste più spesso
Come tutelate la riservatezza dei dati dello studio?
Separiamo gli accessi per ruolo, attiviamo l'autenticazione a più fattori dove applicabile e registriamo gli accessi secondo l'ambito concordato. Sono misure tecniche e organizzative che supportano gli obblighi in materia di protezione dei dati e riducono il rischio.
È possibile lavorare in modo sicuro da remoto?
Sì. Configuriamo accessi da remoto tramite VPN e criteri di autenticazione, così che i professionisti possano operare fuori sede mantenendo separazione e controllo degli accessi, secondo quanto previsto in contratto.
I backup vengono davvero provati?
Le copie vengono monitorate secondo le frequenze contrattuali e conservate separatamente. Dove previsto dal contratto, pianifichiamo prove di ripristino per verificare che siano effettivamente utilizzabili: una copia esiste davvero solo quando si è verificato che si può ripristinare.
Il vostro lavoro rende lo studio conforme al GDPR?
No, e diffidate di chi lo promette. Il nostro sistema di gestione e i controlli riducono il rischio e supportano gli obblighi in materia di protezione dei dati, ma la conformità dipende anche dall'organizzazione, dalle procedure e dalle scelte dello studio.
Cosa significa lavorare «nel perimetro delle certificazioni»?
Latosec opera con un sistema di gestione certificato ISO 9001 e ISO/IEC 27001, con controlli per i servizi cloud secondo ISO/IEC 27017, nei limiti dello scopo riportato nei certificati. In pratica, i servizi compresi in tale perimetro seguono processi documentati e verificabili.
Ci seguite durante i periodi di scadenza?
Le manutenzioni si programmano fuori dai periodi di scadenza e i sistemi sono monitorati secondo i livelli di servizio contrattuali. L'assistenza in emergenza 24/7 è riservata ai clienti con contratto che la prevede; per il resto si può chiamare allo 0547 1956710.
Partiamo da una verifica dello studio
Esaminiamo infrastruttura, posta, backup e accessi e restituiamo un elenco di interventi ordinati per priorità, con un unico riferimento operativo per l'informatica dello studio.
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